L’obligation d’immatriculation pèse naturellement sur le syndicat des copropriétaires. Mais en pratique les télé-déclarants sont les syndics, représentants légaux des copropriétés.

Les formalités d’immatriculation sont réalisées par le syndic en exercice dans la copropriété (professionnel ou non), c’est-à-dire par le syndic détenant un mandat voté régulièrement en assemblée générale (contrat qui devra notamment être joint lors de la saisie informatique des données d’immatriculation).

A ce titre le syndic professionnel peut prétendre à rémunération.

En effet, l’accomplissement de ces démarches constitue des prestations particulières pour l’immatriculation initiale du syndicat (décret du 26 mars 2016 – annexe 2) et des prestations de gestion courante pour la mise à jour annuelle des informations (décret du 26 mars 2016 – annexe 1).

Le syndic peut ainsi prétendre à une rémunération pour chaque prestation réalisée : la première est une prestation unique pour laquelle le syndic peut obtenir le versement d’honoraires dont le montant est défini dans le mandat ; la seconde est une prestation annuelle comprise dans le forfait dit de gestion courante.

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La mise à jour des données financières sera faite une fois par an. (Art. L.711-4 et R.711-1 du CCH). La mise à jour des données financières doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés.

Si le contenu d’autres informations change, elles sont actualisées au même moment que pour les données financières, c’est-à-dire dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée.

Le syndic s’expose également à une sanction financière plafonnée à 20 euros par lot et par semaine de retard (article L.711-6 du CCH). En l’absence d’immatriculation de la copropriété, le syndic peut être mis en demeure de le faire par l’Anah, un copropriétaire du syndicat concerné ou par toute personne ayant un intérêt.